거래처에서 납기 가능 여부를 문의하면 담당자는 먼저 생산처에 일정을 확인합니다. 이때 생산처에서 “일주일이면 됩니다”라고 답하면 거래처에도 일주일 후 납품이 가능하다고 회신하기 쉽습니다.
하지만 생산처가 말하는 일주일은 실제 거래처 납품일까지의 기간이 아니라, 생산에 필요한 순수 작업기간을 의미하는 경우가 많습니다.
제품이 거래처에 납품되기까지는 자재 준비, 제품 사양 확정, 생산, 검품, 포장, 창고 입고, 출고와 운송 과정이 필요합니다. 따라서 생산처의 답변만 듣고 바로 납기를 확정하면 실제 납품일과 차이가 발생할 수 있습니다.
생산기간이 언제부터 시작되는지 확인해야 한다
생산처가 말하는 일주일이 오늘부터 시작되는 일주일인지, 자재와 최종 사양이 모두 준비된 이후부터의 일주일인지 먼저 확인해야 합니다.
예를 들어 오늘 생산 일정을 문의했더라도 원단이나 부자재가 3일 뒤에 입고된다면 실제 생산기간은 자재 입고 이후부터 계산될 수 있습니다.
생산처에는 다음과 같이 구체적으로 확인하는 것이 좋습니다.
생산처 확인 문구
말씀하신 일주일은 자재와 최종 사양이 모두 확정된 이후부터의 생산기간인지 확인 부탁드립니다.
단순히 “제작기간이 얼마나 걸리나요?”라고 묻는 것보다 생산 시작 가능일과 완료 예정일을 날짜로 확인하는 방식이 정확합니다.
제품 사양이 최종 확정됐는지 확인한다
색상, 사이즈, 원단, 부자재, 인쇄 위치나 포장 방법이 확정되지 않았다면 생산 일정도 확정하기 어렵습니다.
샘플을 진행 중이거나 거래처에서 일부 내용을 검토하고 있다면, 이후 사양 변경으로 인해 자재를 다시 준비하거나 생산 일정을 늦춰야 할 수 있습니다.
납기를 확인하기 전에는 최소한 다음 사항을 점검해야 합니다.
- 제품 수량과 사이즈
- 원단과 부자재 사양
- 인쇄·자수 위치와 색상
- 라벨과 세탁표기 내용
- 포장 방법과 포장 수량
- 최종 샘플 승인 여부
사양이 확정되지 않았다면 거래처에도 확정 납기일이 아니라 현재 조건을 기준으로 한 예상 일정이라고 안내해야 합니다.
자재가 준비돼 있는지 확인한다
생산처가 작업할 수 있어도 원단이나 부자재가 없으면 생산을 시작할 수 없습니다.
현재 보유 중인 자재인지, 신규 발주가 필요한 자재인지 구분하고 신규 발주가 필요하다면 자재 입고일까지 확인해야 합니다.
자재 일정은 다음 항목을 함께 확인합니다.
- 자재 발주 가능일
- 자재 생산 소요기간
- 최소 발주수량(MOQ)
- 자재 입고 예정일
- 입고 후 검수 필요 여부
특히 해외 자재를 사용하는 경우에는 자재 생산기간뿐 아니라 운송과 통관 지연 가능성도 고려해야 합니다.
자재 업체에서 안내한 입고일이 확정일인지 예상일인지도 구분하는 것이 좋습니다.
생산 완료일과 실제 납품일은 다르다
생산이 끝났다고 바로 거래처에 납품할 수 있는 것은 아닙니다.
생산 완료 후에도 검품, 포장, 창고 입고, 출고 준비와 운송 시간이 필요합니다.
예를 들어 금요일에 생산이 완료되더라도 검품과 포장에 하루가 필요하고 주말 출고가 어렵다면 실제 출고는 월요일 이후가 될 수 있습니다. 거래처 입고까지 하루가 더 필요하다면 실제 납품일은 화요일이 됩니다.
납기일을 판단할 때는 다음 과정을 구분해야 합니다.
자재 준비 → 생산 → 검품 → 포장 → 창고 입고 → 출고 → 거래처 납품
생산처의 생산 완료일을 그대로 거래처 납품일로 안내하면 일정이 촉박해질 가능성이 높습니다.
검품과 불량 대응 시간도 포함해야 한다
생산이 계획대로 완료돼도 검품 과정에서 불량이 발견될 수 있습니다.
불량 수량이 적다면 선별 후 납품할 수 있지만, 재작업이나 추가 생산이 필요하면 납기일이 다시 늦어질 수 있습니다.
신규 제품이나 처음 진행하는 생산처라면 기존 제품보다 검품 시간을 여유 있게 잡는 것이 좋습니다.
납기 회신 전에는 다음 내용을 확인합니다.
- 전수검사 또는 샘플검사 여부
- 검품에 필요한 시간
- 불량 발생 시 재작업 가능 여부
- 부족 수량 추가 생산기간
- 일부 수량 선출고 가능 여부
납기를 맞추기 위해 검품 시간을 무리하게 줄이면 납품 이후 더 큰 품질 문제나 클레임이 발생할 수 있습니다.
생산처에는 기간이 아니라 날짜를 물어본다
“일주일 정도 걸립니다”라는 답변은 사람마다 다르게 해석할 수 있습니다.
생산처에는 기간만 묻기보다 생산 시작일과 완료일을 실제 날짜로 확인하는 것이 좋습니다.
생산처 확인 문구
자재가 ○월 ○일 입고되는 조건으로 생산 시작 가능일과 완료 예정일을 날짜로 부탁드립니다. 생산 완료 후 검품과 포장에 필요한 일정도 함께 확인 부탁드립니다.
추가로 다음 내용도 함께 확인하면 실제 납품 가능일을 판단하기 쉽습니다.
- 생산 시작 가능일
- 예상 생산 완료일
- 현재 진행 중인 다른 생산 일정
- 하루 또는 주간 생산 가능 수량
- 분할 생산 가능 여부
- 일부 수량 선출고 가능 여부
생산처의 답변이 불명확하다면 “며칠 걸린다”는 표현보다 ○월 ○일 시작, ○월 ○일 완료 예정처럼 날짜로 다시 확인해야 합니다.
납기는 세 가지 상태로 구분해서 회신한다
거래처에 납기 가능 여부를 답할 때는 단순히 가능과 불가능으로만 나누지 않는 것이 좋습니다.
사양과 자재, 생산 일정의 확정 여부에 따라 확정 가능, 조건부 가능, 요청 일정 진행 어려움으로 구분해 회신하면 일정 변경에 따른 혼선을 줄일 수 있습니다.
1. 확정 가능
사양, 자재 입고, 생산 일정, 검품과 출고 일정이 모두 확정된 상태입니다.
거래처 회신 예시
자재 입고와 생산 일정을 최종 확인한 결과, ○월 ○일 생산 완료 후 검품과 출고 준비를 거쳐 ○월 ○일 납품 예정입니다.
생산 완료일과 거래처 납품일을 함께 안내하면 상대방도 전체 일정을 정확하게 이해할 수 있습니다.
2. 조건부 가능
자재 입고일이나 최종 샘플 승인일처럼 일부 조건이 아직 확정되지 않은 상태입니다.
거래처 회신 예시
현재 확인된 생산 일정 기준으로는 ○월 ○일 전후 납품이 가능할 것으로 예상됩니다. 다만 최종 사양 승인과 자재 입고 일정에 따라 변동될 수 있으며, 관련 일정 확정 후 최종 납기일을 다시 안내드리겠습니다.
조건부 일정은 어떤 조건에 따라 변경될 수 있는지 함께 설명해야 합니다.
단순히 “예정입니다”라고만 안내하면 거래처가 확정 일정으로 받아들일 수 있습니다.
3. 요청 일정 진행 어려움
거래처가 요청한 날짜까지 생산과 출고가 어렵다면 단순히 불가능하다고 답하기보다 가능한 대체 일정을 함께 제시하는 것이 좋습니다.
거래처 회신 예시
요청하신 ○월 ○일까지는 생산과 검품 일정을 고려할 때 납품이 어려운 상황입니다. 현재 기준으로 가능한 가장 빠른 납품 예정일은 ○월 ○일이며, 일부 수량 선출고 가능 여부도 추가 확인해 안내드리겠습니다.
전체 수량 납품이 어렵다면 일부 수량 선출고나 분할 납품이 가능한지도 함께 검토할 수 있습니다.
거래처에 회신하기 전 최종 체크리스트
납기 가능 여부를 답하기 전에 다음 항목을 확인하면 누락을 줄일 수 있습니다.
- ☐ 최종 수량과 제품 사양이 확정됐는가
- ☐ 자재 재고 또는 입고일이 확인됐는가
- ☐ 생산 시작일과 완료일을 날짜로 확인했는가
- ☐ 검품과 포장기간을 일정에 포함했는가
- ☐ 출고일과 거래처 입고일을 구분했는가
- ☐ 주말과 공휴일, 운송기간을 반영했는가
- ☐ 불량이나 재작업 발생 시 대응 여유가 있는가
- ☐ 확정 일정과 예상 일정을 구분해 안내했는가
이 중 확인되지 않은 항목이 있다면 납기를 확정하기보다 현재 확인 중인 내용과 최종 회신 예정일을 먼저 안내하는 것이 안전합니다.
납기 확인 내용은 문서로 남긴다
납기 관련 내용은 전화나 메신저로 빠르게 협의되는 경우가 많습니다.
그러나 일정이 변경되거나 문제가 발생하면 어떤 조건을 기준으로 납기를 확인했는지 다시 확인할 근거가 필요합니다.
생산처와 거래처에 확인한 주요 내용은 이메일이나 업무일지에 남기는 것이 좋습니다.
기록에는 다음 내용을 포함합니다.
- 거래처 요청 납기일
- 최종 사양 확정일
- 자재 입고 예정일
- 생산 시작일과 완료 예정일
- 검품과 출고 예정일
- 일정 변동 가능 요인
- 거래처에 최종 안내한 납기일
특히 자재 입고나 샘플 승인처럼 납기에 영향을 주는 조건이 있다면, 해당 조건까지 함께 기록해야 이후 일정 변경 원인을 확인하기 쉽습니다.
납기 업무에서 중요한 것은 지킬 수 있는 날짜다
납기 업무에서 중요한 것은 가장 빠르게 답하는 것이 아니라 실제로 지킬 수 있는 날짜를 안내하는 것입니다.
생산처에서 “일주일이면 된다”고 답하더라도 그 일주일이 언제부터 시작되는지, 생산 이후 필요한 검품과 포장, 출고 일정까지 포함된 것인지 확인해야 합니다.
확인되지 않은 상태에서 성급하게 납기를 확정하기보다는 현재 확인 중인 항목과 최종 회신 예정일을 먼저 안내하는 편이 좋습니다.
이렇게 하면 확정했던 납기를 다시 번복하는 일을 줄이고, 거래처에도 보다 정확한 일정을 전달할 수 있습니다.
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