앞선 글에서는 생산처가 말하는 생산기간과 실제 거래처 납품일까지의 기간이 다를 수 있는 이유를 살펴봤습니다.
생산이 완료된 이후에도 검품, 포장, 창고 입고, 출고와 운송 과정이 남아 있기 때문에 생산처가 안내한 작업기간만으로 거래처 납기일을 확정하면 일정에 차이가 발생할 수 있습니다.
납기 관련 소통에서 자주 문제가 생기는 또 다른 이유는 출고일, 출하일, 납품일, 입고일을 서로 다른 기준으로 이해하기 때문입니다.
회사와 거래처마다 용어를 사용하는 방식에는 차이가 있습니다. 따라서 용어 자체를 외우는 것보다, 상대방이 말하는 날짜가 제품 이동 과정 중 어느 시점을 의미하는지 확인하는 것이 중요합니다.
출고일·출하일·납품일·입고일은 무엇이 다른가
실무에서는 네 가지 용어가 혼용되는 경우가 많지만, 일반적으로는 다음과 같이 구분할 수 있습니다.
| 용어 | 일반적인 의미 | 실무에서 확인할 부분 |
|---|---|---|
| 출고일 | 창고나 전산에서 제품의 출고 처리가 이루어진 날짜 | 전산 처리만 된 것인지, 실제 제품도 창고를 떠났는지 |
| 출하일 | 검품과 적재를 마친 제품이 운송을 시작한 날짜 | 차량 상차와 운송 출발이 완료됐는지 |
| 납품일 | 약속된 장소에 제품을 전달하는 날짜 | 도착 기준인지, 수령 확인까지 포함하는지 |
| 입고일 | 거래처가 제품을 받아 창고나 전산에 입고 처리한 날짜 | 제품 도착일인지, 검수 완료 후 전산 입고일인지 |
다만 모든 회사가 이 기준을 동일하게 사용하는 것은 아닙니다.
어떤 회사는 출고와 출하를 같은 의미로 사용하고, 거래처에 따라서는 납품일과 입고일을 동일한 날짜로 관리하기도 합니다.
따라서 일정 협의에서는 단순히 “출고일이 언제인가요?”라고 묻기보다 제품이 실제로 출발하는 날짜인지, 거래처가 제품을 사용할 수 있는 날짜인지까지 확인해야 합니다.
출고 처리가 됐다고 제품이 바로 출발하는 것은 아니다
전산에서 출고 처리가 완료됐더라도 실제 제품이 차량에 적재되어 창고를 떠나는 시점은 다를 수 있습니다.
예를 들어 오후에 출고 전표가 처리됐지만 화물차 배차가 다음 날로 잡혔다면, 전산상 출고일과 실제 운송 시작일에는 하루 차이가 생깁니다.
실무에서는 다음 내용을 함께 확인하는 것이 좋습니다.
- 전산 출고 처리일
- 제품 상차 예정일
- 차량 배차 여부
- 실제 운송 출발일
- 운송장 또는 화물 인계 여부
출고 일정 확인 문구
안내해 주신 출고일이 전산 출고 처리일인지, 실제 차량 상차 후 출발하는 날짜인지 확인 부탁드립니다.
특히 당일 출고 요청이 들어온 경우에는 출고 전표 처리 여부만 확인하지 말고 실제 차량이나 택배 인계가 가능한 시간까지 확인해야 합니다.
납품일과 거래처 입고일도 다를 수 있다
제품이 거래처에 도착했다고 해서 거래처의 입고 처리가 바로 완료되는 것은 아닙니다.
제품 도착 후 하역, 수량 확인, 외관 검사, 품질검사나 전산 등록이 필요한 거래처라면 납품일과 입고 완료일 사이에 시간이 더 필요할 수 있습니다.
예를 들어 제품이 월요일 오후 거래처에 도착했더라도 담당자가 다음 날 수량과 품질을 확인한 뒤 전산 입고를 처리한다면 실제 입고 완료일은 화요일이 됩니다.
이 경우 공급업체는 월요일에 납품을 완료했다고 생각하지만, 거래처는 화요일이 되어야 제품을 사용할 수 있습니다.
따라서 거래처의 요청 날짜가 다음 중 어느 기준인지 먼저 확인해야 합니다.
- 제품이 거래처에 도착해야 하는 날짜
- 하역과 수량 확인까지 완료해야 하는 날짜
- 품질검사까지 끝나야 하는 날짜
- 거래처 전산 입고가 완료되어야 하는 날짜
- 실제 매장이나 생산라인에서 제품을 사용할 날짜
금요일 출하가 다음 주 입고로 이어지는 경우
날짜 기준이 어긋나는 상황을 예로 들어보겠습니다.
- 금요일: 공급업체에서 제품 상차 및 출하
- 주말: 운송이나 거래처 하역이 제한됨
- 월요일: 제품이 거래처에 도착
- 화요일: 수량 확인과 검수 후 전산 입고 완료
공급업체는 금요일에 제품을 보냈기 때문에 일정을 지켰다고 생각할 수 있습니다.
하지만 거래처에서 필요한 기준이 금요일 출하가 아니라 월요일이나 화요일 입고 완료였다면, 거래처 입장에서는 납기가 늦어진 것으로 판단할 수 있습니다.
이처럼 납기 협의에서는 보내는 날짜와 받는 날짜를 구분하고, 운송 및 거래처 내부 처리시간까지 포함해야 합니다.
“이번 주 안으로 보냅니다”라는 표현이 위험한 이유
실무에서는 다음과 같은 표현을 자주 사용합니다.
- 이번 주 안으로 보내겠습니다.
- 금요일에 제품이 나갑니다.
- 다음 주 초까지 가능합니다.
- 생산이 끝나는 대로 출고하겠습니다.
이런 표현은 빠르게 소통하기에는 편하지만, 기준이 명확하지 않습니다.
“금요일에 나간다”는 말이 금요일 전산 출고인지, 차량 출발인지, 거래처 도착인지에 따라 실제 일정은 달라집니다.
가능하면 아래처럼 날짜와 기준을 함께 안내하는 것이 좋습니다.
제품은 ○월 ○일 당사 창고에서 출하 예정이며, 운송기간을 고려한 귀사 도착 예정일은 ○월 ○일입니다.
또는 거래처 입고 완료가 필요한 경우 다음과 같이 확인할 수 있습니다.
요청하신 ○월 ○일이 당사 출고일 기준인지, 귀사 창고 도착 또는 입고 완료일 기준인지 확인 부탁드립니다.
거래처와 납기 기준을 확인하는 문구
납기 요청을 받았을 때는 상대방이 원하는 날짜가 어떤 기준인지 먼저 확인해야 합니다.
거래처 확인 문구
요청하신 납기일 ○월 ○일이 당사에서 제품이 출발하는 출고일 기준인지, 귀사 창고에 제품이 도착하는 날짜인지 확인 부탁드립니다. 기준에 따라 생산 및 운송 일정을 확인해 최종 회신드리겠습니다.
거래처의 입고 완료일까지 맞춰야 한다면 다음과 같이 조금 더 구체적으로 확인할 수 있습니다.
제품 도착 후 검수와 전산 입고까지 완료되어야 하는 일정인지, 제품 도착 기준 일정인지 확인 부탁드립니다.
이미 일정이 확정된 경우에는 출고일과 도착 예정일을 함께 전달하는 것이 좋습니다.
○월 ○일 당사 창고에서 출하 예정이며, 운송 일정 기준으로 ○월 ○일 귀사 도착 예정입니다. 입고 가능 시간이나 지정된 하역 일정이 있다면 회신 부탁드립니다.
거래처 입고 조건도 미리 확인해야 한다
거래처마다 제품을 받을 수 있는 요일과 시간이 정해져 있을 수 있습니다.
특히 물류센터나 대형 유통업체는 사전 입고 예약, 지정 차량, 납품 라벨이나 서류가 필요한 경우가 있습니다.
출고 전에는 다음 내용을 확인하는 것이 좋습니다.
- 거래처 입고 가능 요일
- 입고 가능 시간
- 사전 입고 예약 필요 여부
- 지정 물류센터 또는 하역장 위치
- 화물차 진입 가능 여부
- 납품서나 거래명세서 필요 여부
- 박스 및 팔레트 표시 기준
- 거래처 담당자 연락처
제품을 제때 출하했더라도 거래처 입고 조건을 맞추지 못하면 차량이 대기하거나 제품이 반송될 수 있습니다.
납기 오류를 줄이는 실무 체크리스트
거래처에 일정을 회신하기 전에 다음 항목을 확인해 보세요.
- ☐ 거래처 요청일이 당사 출고일인지 거래처 도착일인지 확인했는가
- ☐ 전산 출고일과 실제 차량 출발일을 구분했는가
- ☐ 택배 또는 화물 운송기간을 일정에 반영했는가
- ☐ 주말과 공휴일의 운송 및 하역 가능 여부를 확인했는가
- ☐ 거래처의 입고 가능 요일과 시간을 확인했는가
- ☐ 제품 도착 후 검수와 전산 입고에 필요한 시간을 확인했는가
- ☐ 입고 예약이나 지정 납품서류가 필요한지 확인했는가
- ☐ 전체 수량이 어렵다면 분할 출고가 가능한지 검토했는가
확인되지 않은 항목이 있다면 거래처에 납기를 확정하기보다, 어떤 기준을 확인하고 있는지 먼저 안내하는 것이 좋습니다.
납기 기준은 제품을 보낸 날짜가 아니라 합의한 날짜다
출고일, 출하일, 납품일과 입고일은 회사마다 다르게 사용할 수 있습니다.
중요한 것은 어떤 용어가 절대적으로 맞는지를 따지는 것이 아니라, 공급업체와 거래처가 같은 기준의 날짜를 보고 있는지 확인하는 것입니다.
공급업체가 제품을 보낸 날짜를 기준으로 생각하고 거래처가 실제 입고 완료일을 기준으로 생각한다면, 두 회사 모두 각자의 기준에서는 맞지만 납기 문제는 발생할 수 있습니다.
따라서 납기를 협의할 때는 다음 세 가지를 함께 안내하는 것이 좋습니다.
- 당사 출하 예정일
- 거래처 도착 예정일
- 일정 변동 가능 조건
“금요일에 보냅니다”라는 표현보다 “금요일 출하, 월요일 도착 예정”처럼 기준을 나눠 안내하면 불필요한 오해와 납기 독촉을 줄일 수 있습니다.
다음 글에서는 납기 지연 가능성이 생겼을 때 언제 거래처에 알려야 하는지, 그리고 일정이 확정되지 않은 상태에서 어떻게 회신해야 하는지를 정리해 보겠습니다.
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