거래처 업무를 하다 보면 예상보다 빠른 납기를 요청받는 경우가 있습니다.
처음에는 한 달 정도 여유가 있던 일정이 갑자기 2주로 줄어들거나, 이미 협의한 납품일보다 며칠이라도 앞당길 수 있는지 문의가 들어오기도 합니다.
이럴 때 거래처 요청을 빨리 처리해주고 싶은 마음에 생산처에 간단히 확인한 뒤 “가능할 것 같습니다”라고 먼저 답하기 쉽습니다.
하지만 급한 납기일수록 평소보다 더 많은 내용을 확인해야 합니다.
자재는 준비돼 있지만 생산라인이 없을 수도 있고, 제품 생산은 가능하지만 검품이나 포장 시간이 부족할 수도 있습니다. 본생산을 앞당긴 대신 운송 과정에서 시간이 부족해지는 경우도 있습니다.
이번 글에서는 급한 납기 요청을 받았을 때 실무자가 먼저 확인해야 하는 항목과 거래처에 회신할 때 주의해야 할 점을 정리해보겠습니다.
급한 납기일수록 바로 가능 여부를 답하면 안 된다
거래처에서 납기를 당겨달라는 요청이 들어오면 가장 먼저 듣게 되는 질문은 보통 비슷합니다.
이 날짜까지 가능할까요?
문제는 이 질문에 바로 예 또는 아니오로 답하기 어렵다는 것입니다.
실제 납품 일정은 단순히 생산 기간만으로 결정되지 않기 때문입니다.
다음과 같은 과정이 모두 영향을 줍니다.
- 제품 사양 확정
- 원단과 부자재 준비
- 생산라인 배정
- 본생산
- 검품
- 불량 재작업
- 포장
- 운송
- 최종 입고
따라서 급한 요청이 들어왔다면 먼저 어떤 공정을 줄일 수 있고 어떤 공정은 줄일 수 없는지를 확인해야 합니다.
생산처가 “생산 자체는 가능합니다”라고 답했다고 해서 거래처 희망일에 실제 입고까지 가능하다는 의미는 아닙니다.
1. 거래처가 원하는 날짜의 기준부터 확인한다
가장 먼저 확인해야 하는 것은 거래처가 말하는 날짜가 어떤 날짜인지입니다.
예를 들어 거래처가 “20일까지 필요합니다”라고 요청했을 때 다음 중 무엇을 의미하는지에 따라 일정이 달라집니다.
- 생산 완료일
- 생산처 출고일
- 거래처 창고 도착일
- 물류센터 입고일
- 실제 판매 시작일
특히 거래처는 대부분 실제 제품을 받을 수 있는 날짜를 기준으로 이야기하지만 생산처는 출고일 기준으로 답하는 경우가 많습니다.
따라서 급한 납기일수록 먼저 다음과 같이 확인하는 것이 좋습니다.
요청하신 ○월 ○일은 출고 기준인지, 지정 납품처 입고 완료 기준인지 확인 부탁드립니다.
이 기준을 확인하지 않고 일정을 계산하면 처음부터 며칠의 차이가 발생할 수 있습니다.
출고일과 납품일, 입고일의 차이는 이전 글인 ‘출고일·출하일·납품일·입고일 차이｜납기 기준이 어긋나는 이유’에서도 자세히 정리했습니다.
2. 수량이 확정됐는지 확인한다
같은 제품이라도 500개를 생산하는 것과 5,000개를 생산하는 것은 일정이 다릅니다.
급한 납기 요청을 받을 때는 먼저 최종 수량이 확정됐는지 확인해야 합니다.
거래처에서 다음과 같이 이야기하는 경우도 있습니다.
수량은 약 3,000~5,000개 정도 예상합니다. 일단 일정부터 확인해주세요.
하지만 생산처 입장에서는 3,000개와 5,000개의 작업 기간이 다를 수 있기 때문에 정확한 납기 확인이 어렵습니다.
따라서 최소한 다음 내용을 확인하는 것이 좋습니다.
- 최종 발주 수량
- 옵션별 수량
- 색상별 수량
- 선출고 가능한 최소 수량
- 전체 수량을 반드시 한 번에 받아야 하는지
전체 수량을 한 번에 맞추기 어렵다면 일부 수량을 먼저 납품하는 방법도 검토할 수 있습니다.
관련 내용은 ‘전체 수량을 맞추기 어려울 때｜분할 납품·일부 수량 선출고 협의 방법’에서 확인할 수 있습니다.
3. 기존 자재를 바로 사용할 수 있는지 확인한다
급한 생산에서 가장 중요한 항목 중 하나가 자재입니다.
생산라인이 비어 있어도 원단이나 부자재가 없으면 생산을 시작할 수 없습니다.
특히 리오더 제품이라면 기존 생산 이력이 있기 때문에 바로 생산할 수 있을 것이라고 생각하기 쉽습니다.
하지만 실제로는 다음과 같은 문제가 있을 수 있습니다.
- 기존 원단 재고 소진
- 동일 색상 원단 재생산 필요
- 지퍼나 버클 재고 부족
- 라벨 재제작
- 포장재 추가 생산
- 기존 부자재 단종
따라서 생산처에는 단순히 “자재 있습니까?”라고 묻기보다 주요 자재별 재고 상태를 확인하는 것이 좋습니다.
현재 생산에 필요한 주요 원단 및 부자재 재고 여부와 부족 자재의 입고 가능일을 확인 부탁드립니다.
자재 지연이 생산 일정에 미치는 영향은 ‘자재 입고가 늦어지면 생산 일정은 어떻게 바뀔까’ 글에서도 정리했습니다.
4. 제품 사양이 최종 확정됐는지 확인한다
납기를 줄이려면 생산을 최대한 빨리 시작해야 합니다.
하지만 제품 사양이 확정되지 않은 상태에서는 아무리 급해도 생산을 시작하기 어렵습니다.
특히 다음 항목이 변경될 가능성이 있다면 먼저 확정해야 합니다.
- 제품 사이즈
- 원단 색상
- 로고 크기
- 인쇄 위치
- 지퍼와 부자재
- 라벨 문구
- 포장 방식
- 박스 입수량
급한 일정이라는 이유로 샘플 확인을 생략하거나 미확정 사양으로 생산을 시작하면 오히려 재작업이 발생해 납기가 더 늦어질 수 있습니다.
따라서 급한 제품일수록 어떤 항목까지 확정됐는지 명확하게 구분해야 합니다.
샘플 승인과 납기 관계는 ‘샘플 확정이 늦어지면 납기가 밀리는 이유｜사양 승인부터 본생산까지의 흐름’ 글에서도 확인할 수 있습니다.
5. 생산라인에 언제 투입할 수 있는지 확인한다
생산처에서 가장 흔하게 발생하는 착각 중 하나가 생산 기간과 생산 시작일을 혼동하는 것입니다.
예를 들어 생산처에서 다음과 같이 답할 수 있습니다.
생산은 10일 정도면 가능합니다.
하지만 중요한 것은 그 10일이 언제부터 시작되는가입니다.
현재 다른 제품이 생산 중이라 일주일 뒤에야 라인에 투입할 수 있다면 실제 일정은 더 길어집니다.
따라서 다음 두 가지를 반드시 따로 확인해야 합니다.
- 생산라인 투입 가능일
- 라인 투입 후 필요한 본생산 기간
급한 납기에서는 생산 기간을 하루 이틀 줄이는 것보다 생산라인에 며칠 먼저 들어가는 것이 전체 일정에 더 큰 영향을 줄 수도 있습니다.
6. 검품과 포장 시간을 줄여도 되는지 확인한다
납기가 급하다고 해서 모든 공정을 무조건 줄이는 것은 위험합니다.
특히 검품과 포장 시간을 지나치게 줄이면 납품 후 문제가 발생할 가능성이 커집니다.
제품 생산이 완료된 뒤에도 다음 작업이 필요할 수 있습니다.
- 수량 확인
- 외관 검품
- 불량 선별
- 수선
- 재생산
- 개별 포장
- 바코드 부착
- 아웃박스 포장
- 출고 수량 확인
급한 납기 요청에서는 생산처가 “생산은 끝낼 수 있습니다”라고 답해도 검품과 포장까지 포함한 실제 출고 가능일을 다시 확인해야 합니다.
관련 내용은 ‘생산 완료와 출고 가능은 다르다｜검품·포장까지 끝나야 납품 일정이 확정되는 이유’ 글에서도 자세히 정리했습니다.
7. 운송 방법을 변경하면 일정을 줄일 수 있는지 확인한다
해외 생산 제품이라면 생산 시간을 줄이는 데 한계가 있을 수 있습니다.
이때 검토할 수 있는 방법 중 하나가 운송 방식 변경입니다.
예를 들어 전체 수량을 해상운송으로 진행하기보다 거래처에 급하게 필요한 일부 수량만 항공으로 먼저 보내는 방법을 검토할 수 있습니다.
국내에서도 일반 화물 대신 직배송이나 별도 차량을 이용해 시간을 줄이는 경우가 있습니다.
다만 운송 방식을 바꾸면 비용이 증가할 수 있기 때문에 다음 내용을 함께 확인해야 합니다.
- 단축 가능한 기간
- 추가 운송 비용
- 최소 출고 가능 수량
- 분할 운송 가능 여부
- 거래처 비용 부담 협의 여부
단순히 “항공으로 보내면 빨라집니다”라고 판단하기보다 추가 비용 대비 실제로 며칠을 줄일 수 있는지를 확인해야 합니다.
8. 일정 단축으로 생기는 위험 요소를 확인한다
급한 일정이 기술적으로 가능하다고 해서 반드시 진행해야 하는 것은 아닙니다.
납기를 무리하게 줄이면 다음과 같은 문제가 발생할 수 있습니다.
- 검품 시간 부족
- 불량률 증가
- 포장 오류
- 수량 부족
- 생산라인 무리
- 추가 작업비 발생
- 긴급 운송비 발생
- 후속 수량 납품 지연
따라서 생산처에서 가능하다고 답하더라도 어떤 조건으로 가능한 것인지를 확인해야 합니다.
예를 들어 다음과 같은 답변은 의미가 다릅니다.
20일까지 가능합니다.와 검품 시간을 하루 줄이고 추가 작업 인원을 투입하면 20일까지 가능할 것으로 예상됩니다.
두 번째 답변에는 이미 일정 단축에 따른 조건과 위험이 포함돼 있습니다.
실무자는 단순히 가능 여부만 듣는 것이 아니라 그 날짜를 맞추기 위해 무엇을 변경해야 하는지도 확인해야 합니다.
생산처에는 이렇게 확인하면 편하다
급한 납기 요청이 들어왔다면 생산처에 다음 내용을 한 번에 확인하면 일정 판단이 쉬워집니다.
거래처에서 ○월 ○일 입고 요청이 있어 일정 확인 부탁드립니다.
- 현재 자재 보유 여부
- 부족 자재 입고 가능일
- 생산라인 투입 가능일
- 본생산 소요 기간
- 검품 및 포장 완료일
- 실제 출고 가능일
- 일부 수량 선출고 가능 여부
- 일정 단축 시 추가 비용 또는 품질상 주의사항
위 내용 기준으로 현실적으로 가능한 일정을 확인 부탁드립니다.
이렇게 확인하면 단순히 “가능합니다”라는 답변보다 실제 납기 판단에 필요한 정보를 받을 수 있습니다.
거래처에는 가능·불가능보다 조건을 먼저 설명한다
확인 결과 납기를 맞출 가능성이 있다면 바로 확정 날짜를 전달하기보다 조건을 함께 안내하는 것이 좋습니다.
예를 들어 다음과 같이 회신할 수 있습니다.
요청하신 일정에 맞추기 위해 생산처와 확인한 결과, 현재 자재 재고를 활용하고 생산라인을 우선 배정할 경우 일정 단축이 가능할 것으로 확인됩니다.
다만 최종 검품 및 포장 진행 상황에 따라 변동 가능성이 있어 ○일까지 최종 출고 일정을 다시 확인해 안내드리겠습니다.
전체 수량은 어렵지만 일부 수량이 가능하다면 다음과 같이 안내할 수 있습니다.
전체 수량을 요청일에 맞추기는 어려우나, 우선 필요한 일부 수량은 선출고가 가능한지 확인하고 있습니다. 가능한 수량과 잔여 물량 납품 일정을 함께 정리해 안내드리겠습니다.
핵심은 무조건 된다 또는 안 된다고 답하는 것이 아니라 가능한 조건과 대안을 함께 전달하는 것입니다.
급한 납기 요청을 받을 때 실무 체크리스트
거래처에서 납기를 당겨달라는 요청을 받았다면 다음 순서로 확인하면 좋습니다.
- 거래처 요청 날짜가 입고일 기준인지 확인
- 최종 발주 수량 확인
- 제품 사양 확정 여부 확인
- 주요 자재 재고 확인
- 부족 자재 입고일 확인
- 생산라인 투입 가능일 확인
- 검품 및 포장 기간 확인
- 실제 출고 가능일 확인
- 일부 수량 선출고 가능 여부 확인
- 운송 방법 변경 가능 여부 확인
- 일정 단축에 따른 추가 비용 확인
- 품질상 위험 요소 확인
이 정도가 정리돼야 거래처에 현실적인 답변을 할 수 있습니다.
마무리
급한 납기 요청이 들어오면 가장 먼저 해야 하는 일은 생산처에 “빨리 가능합니까?”라고 묻는 것이 아닙니다.
수량, 자재, 제품 사양, 생산라인, 검품, 포장, 운송까지 어느 단계에서 시간을 줄일 수 있는지 확인해야 합니다.
특히 생산처에서 가능하다고 답했다고 해서 바로 거래처에 납기를 확정해서는 안 됩니다.
다음 세 가지는 반드시 확인하는 것이 좋습니다.
- 언제 생산을 시작할 수 있는가
- 검품과 포장까지 끝난 실제 출고 가능일은 언제인가
- 일정을 줄이기 위해 어떤 조건이나 추가 비용이 필요한가
급한 납기를 관리하는 것은 무조건 생산을 재촉하는 일이 아닙니다.
줄일 수 있는 시간과 줄이면 안 되는 시간을 구분하고, 가능한 대안을 거래처와 협의하는 것이 현실적인 납기 관리입니다.