납기 지연이 발생하면 담당자는 거래처에 상황을 설명하고 변경된 일정을 안내해야 합니다.
하지만 실제로 메일을 작성하려고 하면 어디까지 설명해야 하는지, 지연 원인을 어떻게 표현해야 하는지 고민하게 됩니다.
원인을 너무 짧게 쓰면 무책임해 보일 수 있고, 반대로 생산처나 택배사 등의 문제를 지나치게 강조하면 책임을 다른 곳에 떠넘기는 인상을 줄 수 있습니다.
납기 지연 안내 메일에서 중요한 것은 긴 해명이 아닙니다.
거래처가 판단에 필요한 내용을 빠르게 확인할 수 있도록 다음 사항을 명확하게 전달해야 합니다.
- 기존 납기 일정
- 현재 진행상황
- 일정이 변경된 원인
- 변경된 생산·출고·납품 예정일
- 일부 수량 선출고 등 대응방안
- 다음 진행상황 안내일
납기 지연 메일을 보내기 전에 확인할 사항
일정이 늦어진다는 사실만 확인하고 바로 메일부터 보내면, 거래처가 추가 질문을 했을 때 다시 생산처와 일정을 확인해야 할 수 있습니다.
메일을 작성하기 전에는 최소한 다음 내용을 확인하는 것이 좋습니다.
- 기존 거래처 요청 납기일
- 현재 자재 준비 상태
- 최종 사양과 샘플 승인 여부
- 생산 시작일과 완료 예정일
- 검품과 포장 소요기간
- 출고일과 거래처 도착 예정일
- 일부 수량 우선 생산 가능 여부
- 전체 일정 확정이 가능한 날짜
변경 일정이 아직 확정되지 않았다면 임의로 날짜를 안내하지 말고, 현재 확인 중인 내용과 최종 회신 예정일을 먼저 전달해야 합니다.
메일 제목에는 지연 대상과 내용을 표시한다
메일 제목을 단순히 납기 관련의 건으로 작성하면 거래처가 어떤 제품의 어떤 내용인지 바로 알기 어렵습니다.
다음과 같이 제품명과 핵심 내용을 함께 적는 것이 좋습니다.
[제품명] 납기 일정 변경 안내[제품명] 생산 및 납품 일정 재안내[제품명] 자재 입고 지연에 따른 납기 일정 안내[제품명] 1차 선출고 및 잔여 수량 납품 일정 안내[제품명] 샘플 확인 지연에 따른 생산 일정 공유
여러 품목 중 일부만 일정이 변경됐다면 해당 품목이나 수량도 제목에 표시할 수 있습니다.
[제품명] 1,000개 중 300개 선출고 일정 안내
납기 지연 메일은 일정 순서대로 작성한다
메일 본문은 변명부터 시작하기보다, 거래처가 상황을 빠르게 파악할 수 있도록 일정 순서대로 작성하는 것이 좋습니다.
일반적으로 다음 순서로 정리할 수 있습니다.
- 메일을 보내는 목적
- 기존 납기 일정
- 현재 진행상황
- 지연 원인
- 변경된 일정
- 일부 선출고 등 대응방안
- 추가 안내 예정일
- 불편에 대한 양해 문구
예를 들면 다음과 같은 구조입니다.
○월 ○일 납품 예정으로 진행 중인 제품의 현재 생산 일정을 안내드립니다.
당초 ○월 ○일 생산 완료를 기준으로 진행했으나, 주요 자재 입고가 늦어져 생산 시작일이 변경되었습니다.
현재 확인된 일정으로는 ○월 ○일 생산 완료 후 검품과 포장을 거쳐 ○월 ○일 출고, ○월 ○일 납품이 가능할 것으로 예상됩니다.
우선 필요한 수량이 있으신 경우 일부 수량 선출고 가능 여부를 추가 확인해 안내드리겠습니다.
자재 입고 지연으로 납기가 변경된 경우
원단이나 부자재 입고가 늦어지면 생산 시작일도 함께 변경될 수 있습니다.
이때는 자재 업체의 문제만 강조하기보다, 현재 자재 상태와 변경된 생산 일정을 함께 안내해야 합니다.
메일 예시
안녕하세요, 담당자님.
○월 ○일 납품 예정으로 진행 중인
[제품명]의 생산 일정을 안내드립니다.당초 ○월 ○일 주요 자재 입고 후 생산을 시작할 예정이었으나, 자재 입고 일정이 ○월 ○일로 변경되어 생산 시작일도 함께 조정되었습니다.
현재 확인된 일정은 다음과 같습니다.
- 자재 입고 예정일: ○월 ○일
- 생산 완료 예정일: ○월 ○일
- 검품 및 포장 예정일: ○월 ○일
- 출고 예정일: ○월 ○일
- 납품 예정일: ○월 ○일
일정 변경으로 업무에 불편을 드린 점 양해 부탁드립니다. 변동사항이 발생할 경우 즉시 다시 안내드리겠습니다.
감사합니다.
샘플이나 제품 사양 확정이 늦어진 경우
샘플 승인이나 사양 확정이 지연된 경우에는 거래처의 책임이라고 직접 표현하기보다, 최종 확정일을 기준으로 생산 일정이 다시 산정됐다는 사실을 설명하는 것이 좋습니다.
메일 예시
안녕하세요, 담당자님.
[제품명]의 샘플 확인 및 생산 일정을 공유드립니다.해당 제품은 최종 샘플과 제품 사양이 확정된 이후 생산이 가능한 품목으로, 당초 예상보다 사양 확정 일정이 늦어지면서 생산 시작일도 함께 조정되었습니다.
현재 확정된 사양을 기준으로 생산처 일정을 다시 확인한 결과, ○월 ○일 생산 완료 후 검품과 포장 과정을 거쳐 ○월 ○일 납품이 가능할 것으로 예상됩니다.
생산 진행 중 추가 확인이 필요한 사항이 발생하지 않도록 최종 사양을 기준으로 관리하겠습니다.
변경된 일정으로 불편을 드린 점 양해 부탁드립니다.
거래처의 확인 지연이 일정 변경의 원인 중 하나이더라도, 메일 전체를 책임 소재에 집중시키기보다 현재 가능한 일정과 후속 조치를 중심으로 작성하는 편이 좋습니다.
샘플 배송 분실로 확인 일정이 늦어진 경우
샘플을 택배나 퀵서비스로 전달하는 과정에서 분실이 발생하면 샘플 확인과 생산 일정이 함께 늦어질 수 있습니다.
이 경우 배송사고만 원인으로 강조하기보다, 현재 샘플 재발송 일정과 이후 진행계획을 구체적으로 안내해야 합니다.
메일 예시
안녕하세요, 담당자님.
[제품명]샘플 확인 및 생산 일정과 관련해 현재 진행상황을 안내드립니다.기존 발송한 샘플이 배송 과정에서 분실된 것으로 확인되어 샘플 확인 일정이 지연되었습니다. 또한 제품 발주 이후 일부 사양을 최종 확정하는 과정에도 예상보다 시간이 소요되어 전체 일정이 조정되었습니다.
현재 중국 생산처에 보관 중인 동일 샘플을 재발송할 예정이며, ○월 ○일경 귀사 도착을 예상하고 있습니다.
샘플 도착 후 확인 결과를 전달해 주시면 즉시 생산처에 최종 사양을 통보하고 생산을 진행하겠습니다.
현재 예상 일정은 다음과 같습니다.
- 샘플 재발송: ○월 ○일
- 샘플 도착 및 확인 예상: ○월 ○일
- 최종 사양 확정: 확인 결과 수신 즉시
- 1차 생산 완료 예상: ○월 ○일
- 1차 납품 예상: ○월 ○일
확정 수량과 세부 일정은 샘플 확인 후 다시 안내드리겠습니다. 일정 변경으로 업무에 불편을 드린 점 양해 부탁드립니다.
분실 사고가 사실로 확인됐더라도 메일의 중심은 사고 설명이 아니라 재발송과 생산 재개 계획이어야 합니다.
일부 수량을 먼저 납품할 수 있는 경우
전체 수량을 기존 납기일까지 맞추기 어렵더라도 일부 수량을 먼저 생산할 수 있다면 분할 납품을 제안할 수 있습니다.
이때는 선출고 수량과 잔여 수량 일정을 구분해 표시하는 것이 좋습니다.
메일 예시
안녕하세요, 담당자님.
[제품명]의 현재 생산 및 납품 일정을 안내드립니다.전체 발주수량 ○개 중 ○개는 ○월 ○일까지 생산과 검품을 완료해 ○월 ○일 선출고가 가능합니다.
잔여 수량 ○개는 ○월 ○일 생산 완료 후 ○월 ○일 납품이 가능할 것으로 예상됩니다.
- 1차 선출고 수량: ○개
- 1차 납품 예정일: ○월 ○일
- 잔여 수량: ○개
- 최종 납품 예정일: ○월 ○일
우선 필요한 수량이나 품목이 있으시면 회신 부탁드리며, 해당 수량을 기준으로 생산 우선순위를 다시 확인하겠습니다.
일부 수량이 가능하다고만 안내하지 말고, 실제 가능한 수량과 출고일을 함께 제시해야 거래처도 판단할 수 있습니다.
변경 일정이 아직 확정되지 않은 경우
일정에 문제가 생겼지만 생산처에서 최종 날짜를 받지 못한 경우에는 불확실한 날짜를 임의로 안내하지 않는 것이 좋습니다.
메일 예시
안녕하세요, 담당자님.
현재
[제품명]의 자재 입고 및 생산 시작 일정을 재확인하고 있습니다.당초 계획보다 자재 입고가 늦어질 가능성이 있어 기존 납기 일정에도 변동 가능성이 있는 상황입니다. 일정이 확정된 것은 아니지만, 귀사 업무에 참고하실 수 있도록 먼저 공유드립니다.
자재 입고일과 생산 일정을 ○월 ○일까지 확인한 뒤 최종 출고 및 납품 예정일을 다시 안내드리겠습니다.
확인되는 내용이 있을 경우 예정일 전이라도 즉시 공유드리겠습니다.
이런 상황에서는 언제까지 다시 회신하겠다는 날짜가 반드시 포함돼야 합니다.
전화로 협의한 내용도 메일로 남긴다
납기 일정은 급하게 전화로 협의하는 경우가 많습니다.
전화로 거래처가 변경 일정을 이해하거나 분할 납품에 동의했더라도, 이후 일정 혼선을 막기 위해 주요 내용은 메일로 정리해 두는 것이 좋습니다.
유선 협의 후 정리 메일 예시
안녕하세요, 담당자님.
금일 말씀드린
[제품명]납품 일정과 관련해 주요 내용을 아래와 같이 정리드립니다.
- 1차 납품 수량: ○개
- 1차 납품 예정일: ○월 ○일
- 잔여 수량: ○개
- 잔여 수량 납품 예정일: ○월 ○일
상기 일정으로 진행하겠으며, 생산 중 변동사항이 발생할 경우 즉시 다시 안내드리겠습니다.
반드시 유선 협의 내용이라는 제목을 사용할 필요는 없습니다. 중요한 것은 전화로 결정된 수량과 날짜가 문서로 남아 있는 것입니다.
납기 지연 메일에서 피해야 할 표현
납기 지연 메일은 감정이나 책임 공방보다 사실과 일정 중심으로 작성해야 합니다.
다음과 같은 표현은 피하는 것이 좋습니다.
- 생산처에서 갑자기 일정을 바꿨습니다.
- 택배사에서 사고를 내서 어쩔 수 없습니다.
- 거래처의 확인이 늦어져 납기가 밀렸습니다.
- 저희도 최대한 하고 있으니 기다려 주세요.
- 아마 다음 주에는 가능할 것 같습니다.
- 이번에는 무조건 맞추겠습니다.
대신 아래처럼 객관적인 표현을 사용할 수 있습니다.
- 생산 시작일이 당초 계획보다 조정되었습니다.
- 배송 과정에서 샘플 분실이 확인돼 재발송을 진행하고 있습니다.
- 최종 사양 확정일을 기준으로 생산 일정을 다시 산정했습니다.
- 현재 확인된 일정은 ○월 ○일이며, 변동사항 발생 시 즉시 공유드리겠습니다.
납기 지연 메일 발송 전 체크리스트
메일을 보내기 전에 다음 내용을 확인해 보세요.
- ☐ 제목에 제품명과 일정 변경 내용이 표시됐는가
- ☐ 기존 요청 납기일을 확인했는가
- ☐ 현재 진행상황이 구체적으로 적혀 있는가
- ☐ 지연 원인을 과장하거나 다른 업체 탓으로만 돌리지 않았는가
- ☐ 생산 완료일과 실제 납품일을 구분했는가
- ☐ 변경된 일정이 날짜로 표시돼 있는가
- ☐ 일부 수량 선출고 등 대안을 확인했는가
- ☐ 일정 미확정 시 최종 회신 예정일을 적었는가
- ☐ 전화로 협의한 내용을 문서로 남겼는가
- ☐ 거래처가 추가로 결정해야 할 내용이 명확한가
납기 지연 메일은 해명보다 다음 일정을 보여줘야 한다
납기 지연 안내에서 원인을 설명하는 것은 필요합니다.
하지만 거래처가 가장 궁금해하는 것은 누가 잘못했는지가 아니라, 언제 얼마만큼 받을 수 있는지와 대체 가능한 방법이 있는지입니다.
따라서 메일에는 원인 설명보다 다음 내용을 더 명확하게 담아야 합니다.
- 현재 어디까지 진행됐는가
- 변경된 생산·출고·납품일은 언제인가
- 일부 수량을 먼저 받을 수 있는가
- 다음 진행상황은 언제 다시 확인할 수 있는가
지연 사실을 숨기거나 납품 직전에 통보하기보다, 확인된 내용과 대응방안을 정리해 먼저 공유하면 거래처가 대응할 시간을 확보할 수 있습니다.
다음 글에서는 전체 수량을 한 번에 맞추기 어려울 때 활용할 수 있는 분할 납품과 일부 수량 선출고 협의 방법을 정리해 보겠습니다.
답글 남기기